Akreditasyon

Akreditasyon biriminin amacı, Trabzon 2011 Avrupa Gençlik Olimpik Oyunları etkinliğine katılacak kişilerin resmi kayıtlarının yapılması için gereken tüm hizmetleri vermektir. Akreditasyon, katılımcıların erişim haklarını, yetkilerini ve alabilecekleri hizmetleri tanımlar.

Başvurular ve Kayıt Süreci

EYOF Trabzon 2011 Kayıt süreci; akreditasyon, ulaşım, konaklama vs. alanlarda organizasyon komitesinin ihtiyaç duyduğu bilgileri toplamak amacıyla oluşturulan sistemdir. NOC’lar Trabzon 2011 Oyunlarında Trabzon’a getirmeyi planladıkları kafilelerinde yer alacak sporcu, idareci ve görevlilere ait bilgileri ilk olarak sayısal anlamda Trabzon 2011 organizasyon komitesine bildirmeleri gerekmektedir. Oyunlar ile ilgili planlamalarda bu bilgiler kullanacağından girilecek bilgilerin doğruluğu organizasyon için çok önemlidir.

Sayı olarak kayıt

Ülkeler, 8 Nisan 2011 tarihine kadar Trabzon 2011’de yarışacak sporcu sayısı ile görev yapacak teknik ekip, yönetici ve hakem gibi diğer görevlilerin ön kayıtlarını yaptırmaları gerekmektedir. Avrupa Olimpiyat Komitesi veya 2011 EYOF Olimpiyat komitesinin izni olmadan bu sayılar değiştirilemez.

İsim olarak kayıt

Trabzon 2011’e katılacak görevli ve sporcuların detaylı kayıtlarının yapılması için tanınan süre 1 Haziran’dır (uzun liste). Ulusal Olimpiyat Komiteleri, kendi ülkelerine ait listelerde yer alan fazla isimleri listeden çıkarmaları ve son değişiklikleri bildirmeleri için son tarih 1 Temmuz’dur.

Kayıt teyidi

Kaydı gerçekleşen kişilerin listesi Olimpiyat Komitesi tarafından e-mail yolu ile katılımcı Ulusal Olimpiyat Komitelerine 5 Temmuz tarihinde iletilecektir. 8 Temmuz tarihi itibarıyla Ulusal Olimpiyat Komiteleri e-mail ile gönderilen bu listeyi teyit edecektir. Aksi halde Olimpiyat Komitesi, e-mail ile gönderilen listeyi kabul edilmiş olarak değerlendirecektir ve akreditasyon kartlarının çıkarılması için gerekli işlemleri başlatacaktır.

Kafile Kartlarının Basılması

Kafile başkanları istedikleri taktirde 2 gün önceden gelebilirler. Beraberlerinde kafiledeki her kişi için pasaport veya kimlik fotokopilerini akreditasyon merkezine vermek suretiyle kartlarını alabilirler. Kartların tesliminden önce tüm ödemeler teyit edilecektir. Yalnızca Kredi Kartı veya peşin ödeme kabul edilecektir. NOC'lar daha önceden EYOF Trabzon 2011'e ait IBAN numarasına ödemelerini yapmaları taktirde beraberlerinde dekontlarını getirerek ibraz edecekleridir. Kartlar; önceden online/e-mail olarak gönderilen resim ve bilgilere göre hazırlanacaktır.

Delegasyonlara eşlik eden ve misafir akreditasyon belgesine ihtiyacı olacak olan kişilerin ataşe ile irtibata geçmeleri gerekir. Kendilerine sınırlı bir zaman için misafir giriş kartı verilecektir. Ziyaret bitimi çıkışta ziyaret kartı geri alınacaktır. (Teminat olarak kendilerinden pasaportları ya da kimlik kartları teslim alınacaktır).

Akreditasyon Sistemi İçin Başvurular

Trabzon 2011 Akreditasyon Sistemi İçin Başvurular

a)Başvurular ilgili ülkelerin NOC'ları aracılığıyla yapılacaktır.

b)Sayı olarak kayıt bölümünde belirtildiği gibi 8 Nisan 2011 tarihine kadar yapılacak olan başvurular elektronik ortamda yapılır.

c) Belirtilen sürelerin aşılmaması organizasyonun planlamasında aksaklık oluşturmamak adına önemlidir.

Akreditasyon İşlemlerinin Yapılacağı Yerler

Trabzon 2011 Avrupa Gençlik Olimpik Oyunları Akreditasyon işlemleri 4 farklı noktada yapılacaktır. Akreditasyon işlemleri; Oyunlar Yönetim Merkezi, Olimpiyat Köyü, VIP Konukların ağırlanacağı Novotel ile yine VIP konukların ağırlanacağı Zorlu Grand otelde yapılacaktır.

Yönetim Merkezi

Akreditasyon merkezi, Yönetim Merkezi yerleşkesinde görev yapacaktır. Akredite edilmesi gereken göreviler, sporcular ile idari ve teknik heyet listelerinin kontrolü sonrasında kart basımları bu merkezde gerçekleştirilecektir. Basın mensuplarının akreditasyon işlemleri de bu merkezde yapılacaktır.

Olimpiyat Köyü

Tüm kafilelerin akreditasyon kartları olimpiyat köyünde verilecektir. Tüm işlemler burada yapılacaktır. Ayrıca Geçici akreditasyon kartları ve kayıp akreditasyonların yenilenmesi konularında Akreditasyon Merkeziyle Koordineli olarak çalışacaktır.

VIP Hoteller

IOC, EOC, NOC ve VIP konukların daha önceden Yönetim Merkezinde yapılmış olan akreditasyon kartlarının teslimi ile eksik akreditasyonları Novotel ve Zorlu Grand otel’de kurulacak Akreditasyon alanlarında yapılacaktır. Ayrıca daha önceden yapılan VIP akreditasyonların dağıtımında da bu merkezler kullanılacaktır.

Not: Müsabaka alanları girişlerinde kesinlikle akreditasyon masaları oluşturulmayacak ve bu alanlarda akreditasyon yapılmayacaktır. Bu yüzden sporcu, teknik ekip, görevli ve yöneticilerin kartlarını sürekli olarak yanlarında taşımaları, kayıp çalıntı kart durumunda ise kendi ulusal federasyon yetkililerine haber vererek yönetim merkezindeki veya olimpiyat köyündeki akreditasyon ofisiyle irtibata geçmeleri gerekmektedir.

Akreditasyon Kartları

Her bir sporcu, teknik sorumlu, görevli, yönetici ve gönüllü vs.için ayrı ayrı akreditasyon kartı hazırlanır. Akreditasyon kartlarında ilgilinin resim, isim, soyisim, ülke, cinsiyet, görev ve yetki alanlarına ait işaret ve kısaltmalar, girebileceği alanlara ait işaret ve kısaltmalar yer alır. Ayrıca kart üzerinde yer alan barkod ile elektronik takip imkanı sağlanır. Kartlar kişiye özel hazırlanıp başkaları tarafından kullanılmaları yasaktır. Kartların üzerine güvenlik için hologramlar yapıştırılacaktır.

Akreditasyon Yöntemleri

Trabzon 2011 Avrupa Gençlik Olimpik Oyunlarına katılacak olan ülkelerin NOC’ları akreditasyon işlemlerini 2 değişik şekilde yapabilirler.

Online Kayıt

Kafileler ve sporcular için yapılacak olan kayıt ve akreditasyon başvuruları Ulusal Olimpiyat Komiteleri tarafından http://acc.trabzon2011.org web sayfasında yer alan sayfalarında bunun için ayrılmış olan bölümdeki açıklamalar doğrultusunda elektronik ortamda yapılacaktır. Gerekli olan şifre her bir Ulusal Olimpiyat Komitesi’nin resmi mail adresine gönderilecektir.

Toplu Kayıt

Ülkeler hazırladıkları listeleri Trabzon 2011 Avrupa Gençlik Olimpik Oyunları Koordinatörlüğünce belirlenen şablonda ve elektronik ortamda hazırlanan toplu listelerini mail yoluyla veya CD-DVD gibi taşınabilir kayıt ortamlarına kaydederek Trabzon 2011 Yönetim Merkezine ulaştıracaklardır. (Mail adresi : akreditasyon@trabzon2011.org / Posta adresi: Akreditasyon Departmanı Trabzon 2011 Avrupa Gençlik Olimpik Oyunları Yönetim Merkezi GSİM Kamp Eğitim Tesisleri Havaalanı Altı Mevkii Trabzon / Türkiye)

Akreditasyon Kartı İşaret ve Kısaltmaları

Akreditasyon Alanları ve Giriş Yetkileri

0 Tüm Alanlar

0* Yarışma Alanları Hariç Tüm Alanlar

1 Yarışma Alanları

2 Olimpiyat Köyü Karma Alan

3 Basın Alanları

4 VIP Alanları

5 Yönetim Alanları

6 Televizyon Alanları

Akreditasyon Kayıtları Yapılırken Kullanılabilecek Karakterler

1) Sadece rakamlar ve büyük Latin harfler kullanılır.

2) Kabul edilebilir karakterlerin listesi.

A,B,C,D,E,F,G,H,I,J,K,L,M,N,O,P,Q,R,S,T,U,V,W,X,Y,Z ; ve

1,2,3,4,5,6,7,8,9,0 apostrof (') ve tire (-)

Fotoğraf Gereklilikleri

Sadece dijital fotoğraflar kabul edilecek olup, fotoğraflar aşağıdaki özelliklere uygun olacaktır. Özelliklerle uyuşmayan fotoğraflar reddedilecektir.

a) Fotoğraflar başvuru yapan kişiyle aynı olup en az 6 ay içerisinde çekilmiş olmalıdır.

b) Fotoğraflar renkli çekilmiş olup siyah-beyaz veya renksiz fotoğraflar kabul edilmeyecektir.

c) Fotoğraflar aydınlık çekilmeli ve yüzde veya başta hiçbir gölge ve yansıma olmamalıdır.

d) Fotoğrafın arka planı sadece beyaz olmalı ve bireyin saçı ve yüzüyle ayrı bir kontrast oluşturmalıdır.

e) Dini ve tıbbi nedenler dışında başörtüsü saç bandı veya koyu renk gözlükler kullanılmamalıdır.

f) Kişilerin fotoğrafta yüzü belirgin olmalıdır. Baştan boyuna kadar gösteren her iki gözün görülebilir olduğu gözler kapalı olmayacak şekilde olmalıdır. Yan profil fotoğrafları kabul edilmez.

g) Fotoğraflar hiçbir şekilde değiştirilemez.

h) Fotoğraflar jpg formatında, çözünürlüğü en az 200 dpi olmalı ve dosya boyutu 250 KB'den az olmalıdır. Fotoğraf 600 x 768 pixel olmalıdır.

i) Lütfen aşağıdaki formattaki gibi fotoğrafı isimlendiriniz. Soyisim_isim_kimliknumarası.jpg, örn: genc_nazli_x123456t.jpg

Kategoriler

VIP IOC, EOC, VIP

VIPG VIP Misafir

NOC G NOC Misafir

A Sporcu

TO NOC Teknik Görevli

C Kafile Başkanı

C1 Kafile Başkan Yardımcısı

O NOC Genel Görevli